di Maurizio Zoboli (titolare ARCHIVIST srl. www.archivist.it)

Siamo ancora lontani da una società “senza carta”, ma certamente molti passi avanti sono stati fatti nel portare in Imprese ed Istituzioni nuovi modelli operativi che permettano di sfruttare al meglio le tecnologie di Gestione ed Archiviazione Documentale.

La stessa normativa ha fatto nel corso degli ultimi anni passi da gigante: dalla semplice protocollazione del documento, siamo passati all’archiviazione sostitutiva ed oggi siamo arrivati alla fatturazione digitale.

Ovviamente, tutte le tematiche correlate alla Gestione ed all’Archiviazione del Documento vanno interpretate come un elemento chiave per il cambiamento organizzativo alla ricerca della massima efficienza, ma non possono essere considerate efficaci se non congiunte ad un profondo cambiamento di approccio e di mentalità, oltre che di processo.

In questa ottica, giocano un ruolo fondamentale:

• la normativa;
• gli strumenti hardware, software ed i Servizi Web;
• le società dedicate all’implementazione dei progetti tecnologici ed ai processi di integrazione;
• le società di Consulenza cui viene affidato il disegno del cambiamento organizzativo e procedurale.

Bisogna comunque distinguere il Document Management System dalla Conservazione Sostitutiva:

• il DMS può riguardare ogni tipologia di documento, sia esso ricevuto che emesso, e ha il fine di migliorare e razionalizzare i flussi documentali, soprattutto per quanto riguarda l’accesso ai documenti e la loro distribuzione;
• la CS riguarda principalmente i documenti rilevanti ai fini fiscali e permette di “smaterializzarli”, cioè di non produrre la copia cartacea per i documenti emessi e di distruggere l’originale cartaceo per i documenti ricevuti.

Document Management System

I sistemi di Document Management consentono l’acquisizione, l’archiviazione, la consultazione, la distribuzione e la riproduzione di documenti in senso lato, siano essi documenti cartacei di qualsiasi contenuto, piuttosto che fax elettronici, e-mail, file CAD, presentazioni PowerPoint, filmati, file audio, pagine WEB, …..

Questa gestione aumenta l’efficienza aziendale perché incrementa la produttività, riducendo drasticamente i tempi di ricerca, localizzazione e consultazione dei documenti. Inoltre crea smista e spedisce i documenti, collegandoli alle procedure gestionali, senza movimentazione cartacea.

L’integrazione del DMS con il Sistema Informativo aziendale permette l’automazione della generazione delle copie elettroniche dei documenti emessi e dell’indicizzazione di tutti i documenti aziendali.

La Conservazione Sostitutiva

La CS è invece un processo “normato” tutto interno alle aziende, gestito dal “Responsabile della Conservazione” e riguarda tutti documenti a rilevanza fiscale; la circolare dell’Agenzia delle Entrate n. 36/2006 ha adottato un’interpretazione piuttosto “rigorosa” del concetto di “documento rilevante ai fini tributari”.

I temi chiave che portano un’organizzazione a prendere in considerazione la concreta possibilità di avviare un processo di Gestione ed Archiviazione Documentale sono:

• la normativa correlata all’archiviazione sostitutiva;
• a leva strategica per il miglioramento dell’efficienza e dell’efficacia delle attività aziendali;
• un ritorno degli investimenti facilmente misurabile;
• una visione “verde” che porta ad una diminuzione della produzione di anidride carbonica.

L’obbligo della fatturazione elettronica per quelle aziende che hanno contatti con la pubblica amministrazione (DDL Finanziaria 2008 Art. 5 commi 37 – 41) spingerà le organizzazioni ad affrontare l’introduzione della Gestione ed Archiviazione digitale dei documenti al più presto per non trovarsi costretti a fare un passo non valutato.

Il miglioramento dell’efficienza nei processi aziendali sfocia in vantaggi apprezzabili quali:

• Condivisione degli archivi. Lo stesso documento può essere consultato da più persone contemporaneamente senza duplicazioni e/o passaggio di carte da una scrivania all’altra, avendo disponibile sempre l’ultima versione, anche via Internet;

• Aumento della produttività: eliminazione dei tempi necessari per ricerche e più tempo per pensare, decidere ed agire;
• Integrazione multimediale dei dati: è possibile gestire qualsiasi tipo di file (testi, disegni, email, fax, registrazioni vocali, foto, ecc.) con gli opportuni collegamenti fra essi (fascicolazione, riferimenti, ecc.) e quindi informazione più completa, più immediata e meglio fruibile;
• Reperibilità immediata dei documenti. Basta digitare una parola chiave per trovare e quindi consultare il documento cercato.
• Campi di applicazione illimitati. È possibile archiviare ogni tipo di documento: corrispondenza in entrata ed uscita, documenti contabili e fiscali, articoli di giornale, atti, biglietti da visita, cataloghi, cartelle cliniche, cartelle del personale, cedolini, comunicazioni, contratti, curriculum, delibere, registrazioni vocali, disegni, fotografie, manuali, normative, offerte, ordini, polizze, pratiche, prescrizioni, progetti, regolamenti, ricette mediche, ricevute, schede tecniche, verbali, fotografie, video e molto altro ancora.

Questi vantaggi portano ad una maggior efficienza dei processi con una diminuzione di attività a basso valore aggiunto e conseguente maggior disponibilità di tempo per attività qualificate.

Secondo una ricerca che Gartner Group ha condotto in Europa, è emerso che:

• l’amministrazione di un’azienda spende mediamente dai 4 ai 7 euro per la gestione di un documento (ricezione, protocollazione, distribuzione, inserimento, ricerca …)
• buona parte delle informazioni aziendali, oltre il 70%, sono destrutturate e disponibili in formati eterogenei (carta, fax, mail, PDF …)
• circa l’8% dei documenti prodotti in un anno viene smarrito ed un altro 15%, presenta errori di classificazione
• le risorse impiegate dalle aziende nella gestione dei documenti, occupano dal 40 al 60% del proprio tempo nello svolgimento di attività a basso valore aggiunto.

Il ritorno dell’investimento è quindi valutabile, in quanto l’eliminazione o la diminuzione dei costi rilevati da questa ricerca è facilmente misurabile.

Infine il minor impatto ambientale della gestione documentale digitale, sia delle amministrazioni pubbliche che private, è stato calcolato da una minuziosa ricerca del Cnr assieme ad InfoCert e Wave Group.

Negli uffici italiani si consumano 1,2 milioni di tonnellate di carta ogni anno, vale a dire 240 miliardi di fogli stampati che producono 4 milioni di tonnellate di anidride carbonica nell’atmosfera. Non tutta questa montagna di carta è inutile, ma i ricercatori sono convinti che gran parte di essa (un foglio su cinque) potrebbe essere eliminata gestendo la filiera documentale in maniera digitale.

Da quanto fin qui detto, è evidente che una vita “paperless” sia una vita migliore, più efficiente ed anche più “verde”. Non è più vero, oltretutto, che si debba parlare di ingenti investimenti in tecnologia, ma basta semplicemente che si parta da una posizione mentale ricettiva e pronta a cambiare alcune piccole abitudini per ottenere efficienza, efficacia e risparmio sia sociale che aziendale.

ARCHIVIST SRL

Maurizio Ing. Zoboli

Abstract:

a – In Italia si consumano 240 miliardi di fogli stampati

b – La gestione di un documento costa alle aziende dai 4 ai 7 euro l’anno

c – Anche la pubblica amministrazione spinge per l’archiviazione digitale

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